手書きメモが議事録に早変わり！ChatGPTを使ったプロンプト活用術

2024年10月30日

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会議や打ち合わせの内容を記録する議事録は、ビジネスや学習の場で欠かせません。しかし、手書きメモを整理して議事録にまとめる作業は、時間がかかり、意外と負担になることも。そこで登場するのがChatGPTです。手書きメモの内容をプロンプトを使って簡単に議事録化する方法を紹介します。この記事では、初心者でもわかりやすく、プロンプトの使い方や活用例を交えながら、ChatGPTの便利な機能を活用する方法を解説していきます。

ChatGPTで手書きメモを議事録に変換するための基本ステップ

手書きメモを議事録にまとめる作業は、会議後に膨大な情報を整理しなくてはならないため、時間と手間がかかります。しかし、ChatGPTを使えば、このプロセスが大幅に簡単になります。ここでは、具体的なステップに沿って、手書きメモをChatGPTで議事録に変換する方法を解説します。初心者の方でも実践しやすいように、プロンプトの例も交えながら手順を詳しく紹介します。

ステップ1: 手書きメモをデジタル形式に変換する

ChatGPTは、最近のモデルで簡単な手書きの内容を画像として読み取り、理解できる場合があります。ただし、画像から正確にテキストを抽出する精度は、専用のOCR（光学文字認識）ツールに比べるとまだ限定的です。そのため、複雑な内容や正確な議事録が必要な場合には、OCRツールを使ってテキストデータに変換する方が適しています。

メモの内容をデジタル化する際は、スマートフォンで写真を撮り、OCRツールでテキスト化すると良いでしょう。以下のようなアプリが便利です。

Google Keep：写真を撮るだけでテキストに変換でき、Googleアカウントと連携してメモを管理できます。
Microsoft OneNote：スマホやPCからアクセスでき、手書きメモをテキストに変換する機能があります。
Adobe Scan：高品質なスキャン機能があり、OCRでの文字認識も優れています。

テキスト化が終わったら、内容が正確に読み取られているかを確認しましょう。特にOCRツールは文字の誤認識が発生する場合があるため、議事録の品質を確保するためにも、必要に応じて修正を行い、準備が整ったテキストをChatGPTに入力するようにしましょう。

ステップ2: ChatGPTへのプロンプト作成

テキスト化したメモをChatGPTに入力する際、議事録として求める内容が明確に伝わるようにプロンプトを工夫することが重要です。プロンプトとは、ChatGPTに指示を出すための「質問文」のことを指します。議事録の構成をChatGPTに意識させることで、スムーズに情報が整理された内容が出力されます。

たとえば、以下のようなプロンプトを使用すると、会議メモをわかりやすい議事録にまとめることができます。

「次の会議メモを要約し、参加者、議題、各発言者の主張、結論を項目ごとにまとめて議事録にしてください。」

このプロンプトを入力することで、ChatGPTは会議内容を整理し、各項目をわかりやすくまとめてくれます。プロンプトをカスタマイズして、より具体的な議事録を得るために、「重要な発言に重点を置いてください」や「議事録の形式に従ってまとめてください」などの追加指示を含めると、さらに適切な内容が生成されます。

ステップ3: 内容の確認と編集

ChatGPTが生成した議事録を確認し、正確かどうかを確認する工程です。場合によっては、重要な情報が抜け落ちていたり、誤った解釈が含まれていたりすることがあります。そのため、以下のポイントに注意して編集を行うことが推奨されます。

情報の抜け漏れ確認: 議事録に含めたい主要なポイントがすべて反映されているかを確認しましょう。
フォーマット調整: 項目ごとにわかりやすく整理されているかを確認し、読みやすくなるように見出しや箇条書きを追加します。
内容の明確化: 議事録は参加者全員が理解しやすい形式であることが重要です。曖昧な表現が含まれている場合、具体的な表現に変更しましょう。

たとえば、次のように構成を調整すると、より見やすくなります。

議題ごとに小見出しをつける
発言内容を箇条書き形式にする
強調したいキーポイントを太字にする

ステップ4: 保存と共有

編集が完了したら、議事録を保存し、関係者と共有しましょう。WordやPDF形式で保存すると、異なるデバイスでも簡単に開けるため便利です。また、GoogleドライブやDropboxなどのクラウドサービスにアップロードすることで、必要な時にすぐにアクセスできます。議事録のリンクを共有する場合、プライバシー保護のため、閲覧権限を適切に設定しておくことも重要です。

実例: ChatGPTを活用した議事録作成

実際の会議を想定した例として、手書きメモが以下の内容を含んでいたとします。

議題1: 今後のプロジェクト進行について
議題2: 役割分担の再確認
議題3: 次回会議の予定

これをChatGPTに次のプロンプトで要約を依頼します。

「次の会議メモを議題ごとに整理し、参加者名、役割分担、次回の予定を含む形で議事録にしてください。」

するとChatGPTは、各議題ごとに参加者の発言を要約し、読みやすい形式で出力してくれます。たとえば、プロジェクト進行の具体的な意見が示され、役割分担についての発言が明確に分類されていると、関係者が会議の内容を簡単に振り返ることができます。この方法により、会議後の情報整理が格段に楽になり、効率的な議事録作成が実現します。

こちらが実際に手書きメモ（左）を画像データのままChatGPTにアップロードし、上記のプロンプトを入力して生成された議事録（右）だよ。

第2回○○プロジェクト会議 議事録
日時：2024年10月30日 15時～
会場：第1会議室

1. 山本開発部長挨拶
特記事項なし

2. 協議事項
今後のプロジェクト進行について

田中（プロジェクトリーダー）
進行状況は順調だが、来月までに第1フェーズを完了させる必要あり。営業部との連携サポートが必要なため、今後定期的な連携確認を実施する。

鈴木（営業）
営業部としては、早期に完成した案をクライアントへ提案できるよう準備中。進行状況に応じてサポート体制の再確認を行う。

山田（開発）
リソース的に応急サポートが難しいが、優先度の高い案件については再調整して対応する。

役割分担の再確認

田中（プロジェクトリーダー）
第2フェーズでの役割分担を見直し、山田に大きく任せる方針で調整中。資料作成タスクを佐藤に依頼する。

佐藤（マーケティング）
マーケティング面でサポートが必要となれば柔軟に対応。

鈴木（営業）
営業的な視点からのサポートが必要な場面は資料作成に集中して対応。

次回会議の予定

田中（プロジェクトリーダー）
次回は来週の火曜日15時を予定。第1フェーズの進行報告と第2フェーズの計画確認を行う。

3. 連絡事項
特記事項なし

4. その他
なし

参加者
山本（開発部長）
田中（プロジェクトリーダー）
鈴木（営業）
佐藤（マーケティング）
山田（開発）

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議事録作成に役立つChatGPTのプロンプト活用法

ChatGPTを効果的に活用して議事録を作成するためには、適切なプロンプトの設定が不可欠です。プロンプトはChatGPTに情報の整理方法や重点的に扱う内容を伝える役割を果たし、議事録作成の精度や効率に直結します。ここでは、議事録作成に役立つプロンプトの構成や活用のポイント、実例を交えて解説します。

1. 基本的なプロンプトの作成方法

ChatGPTに議事録作成を依頼する際、情報をどのように整理してほしいかを指定することが重要です。以下のように、シンプルなプロンプトで基本的な指示を出すと、要点を捉えた議事録が生成されます。

「次のメモを要約して、会議の議事録を作成してください。」

このプロンプトを使えば、ChatGPTは提供されたメモの要点を要約し、簡潔に議事録としてまとめてくれます。ただし、具体的な項目（参加者、議題、発言内容、結論など）を指定しないと、ChatGPTが独自の判断で情報を整理するため、情報の抜けが発生する可能性があります。そこで、次のように具体的な項目を含むプロンプトを作成しましょう。

「次のメモを要約し、参加者、議題ごとの発言内容、最終的な結論を含む議事録を作成してください。」

このようなプロンプトにより、ChatGPTは指示された内容を整理しやすくなり、議事録として必要な情報を的確に出力する確率が高まります。

2. 目的に応じたプロンプトのカスタマイズ

会議の内容や目的に応じてプロンプトをカスタマイズすると、さらに精度が高まります。例えば、会議が新しいプロジェクトの計画に関するものであれば、次のようなプロンプトを使って、計画の具体的な項目や役割分担に焦点を当てるように指示できます。

「次のメモを基に、プロジェクト計画に関する議事録を作成してください。議題ごとの発言内容と役割分担の決定事項を重点的にまとめてください。」

このプロンプトでは「役割分担」という特定の要素に注目するようChatGPTに指示しているため、プロジェクトの進行や担当者の割り振りが明確に記載された議事録が生成されやすくなります。

3. 議事録の形式を指定するプロンプト

議事録は読みやすさが重要です。形式を指定することで、ChatGPTが箇条書きや見出しを適用し、視認性の高い議事録を生成するよう促すことができます。以下のプロンプトを使うと、特定の書式に従った内容が生成されます。

「次のメモを基に議事録を作成し、議題ごとに見出しを付け、重要な内容を箇条書きでまとめてください。」

この指示により、ChatGPTは各議題に見出しをつけて情報を整理し、要点を箇条書き形式でまとめるため、議事録の視認性が高まります。たとえば、「議題1：プロジェクトの進捗報告」「議題2：役割分担」などの見出しがついた議事録が出力され、読者が内容を瞬時に把握しやすくなります。

4. 実例：実際の会議内容を元にしたプロンプト例

具体例として、「今後のマーケティング戦略」に関する会議のメモがあると仮定しましょう。このメモには、次のような情報が含まれています。

参加者：山田さん（マーケティング）、鈴木さん（営業）、田中さん（プロジェクトリーダー）
議題1：新商品のプロモーション計画
議題2：SNSでの宣伝方法
議題3：マーケティング予算の見直し

このメモを議事録にまとめるため、以下のプロンプトを使ってChatGPTに指示します。

「次の会議メモを基に、議題ごとに見出しを付け、参加者ごとの発言内容を要約した議事録を作成してください。特に、新商品のプロモーション計画やSNS戦略についての決定事項を重点的に含めてください。」

ChatGPTはこのプロンプトをもとに、各議題を整理し、参加者の発言内容を要約してくれます。この方法により、各参加者の意見が議題ごとに整理されるため、会議の内容を振り返る際にとても役立ちます。また、特に重要な決定事項（例：新商品のSNSプロモーションに注力するなど）を重点的に含めるよう指示することで、要点がはっきりとした議事録が生成されます。

5. 実務で活用する際のポイントと注意点

ChatGPTを使った議事録作成は効率的ですが、注意すべきポイントもあります。例えば、ChatGPTの回答内容が一部曖昧な場合がありますので、生成された内容を必ず確認し、必要に応じて修正を行いましょう。また、ChatGPTは会話の流れやトーンを判断し、機械的な部分と感情的な部分を分けて要約することができるため、特にビジネスの会議などで、感情的な発言が含まれる場合は適切な編集を加えると良いでしょう。

手書きメモから読みやすい議事録に仕上げるコツ

手書きメモを元に議事録を作成するとき、情報が乱雑になりがちです。しかし、いくつかのコツを押さえておくことで、読みやすい議事録に仕上げることが可能です。ここでは、手書きメモの整理方法や、ChatGPTを活用してわかりやすい議事録にするための具体的なポイントを紹介します。

1. メモの内容を分類して整理する

手書きメモには、多くの場合、重要な発言や結論とともに、雑談や詳細すぎる情報が混在しています。まずは重要な部分を抜き出し、以下のように情報を分類しましょう。

参加者情報：誰が出席していたか
議題：会議の主要なテーマやトピック
発言内容：各参加者の意見や要望
決定事項：会議での最終結論や合意内容

手書きメモがこのように整理されると、ChatGPTが議事録を作成する際にもスムーズに要約が行えます。また、分類した内容をそれぞれ項目ごとにプロンプトに含めることで、ChatGPTが意図した形で情報を出力しやすくなります。

2. 適切なフォーマットを設定する

議事録の視認性を高めるためには、適切なフォーマットが重要です。一般的なフォーマットとしては、以下のポイントを取り入れると良いでしょう。

見出しを付ける：議題ごとに小見出しを付けることで、内容が一目で分かりやすくなります。
箇条書きを活用する：各発言や結論を箇条書きにして、読み手が内容を簡単に追えるようにしましょう。
太字や下線を使う：重要な決定事項や次回のタスクなど、特に重要な内容は太字で強調します。

ChatGPTにプロンプトを入力する際も、フォーマットの指示を具体的にすると、さらに読みやすい議事録が生成されます。たとえば、次のように指定します。

「次の会議メモをもとに、議題ごとに小見出しを付け、発言内容は箇条書きでまとめ、重要な決定事項は太字で強調して議事録を作成してください。」

3. 不要な情報を削ぎ落とす

手書きメモには、会話の流れに沿った無駄な情報が含まれることがあります。議事録は会議の要点をまとめるものですので、雑談や脱線した部分は削ぎ落としましょう。ChatGPTに議事録作成を依頼する際に、「雑談や細かすぎる情報は省略してください」と指示すると、必要な情報だけを簡潔にまとめてくれます。

たとえば、次のプロンプトを利用します。

「次の会議メモを要約し、重要な議題と決定事項のみを含む形で議事録を作成してください。雑談や詳細すぎる情報は省略してください。」

4. 会議の流れを意識した構成にする

議事録の目的は、会議の流れを整理して分かりやすく記録することです。議題ごとに話題を区切り、発言や決定事項が議題に沿って構成されていると、後で見返したときにも理解しやすくなります。会議の流れに沿って構成するプロンプトをChatGPTに入力することで、情報がスムーズに整理されます。

具体例として、「会議の流れに沿って議題ごとに分け、各発言とその結論を含む議事録を作成してください。」とプロンプトを指示すると良いでしょう。

5. ChatGPTで生成された議事録を再確認し編集する

ChatGPTで生成された議事録をそのまま利用するのではなく、最後に必ず確認と編集を行いましょう。特にビジネス用途の議事録では、内容の正確性が重要です。以下のポイントを確認して、必要な修正を加えると良いでしょう。

誤認識や解釈ミスがないか：ChatGPTは言葉の解釈において誤認識が発生することがあります。重要な部分が正確に反映されているか確認しましょう。
必要な情報が含まれているか：抜け漏れがないか、会議の結論や次回のアクションが明確に示されているかを確認します。
わかりやすい表現に修正：専門用語や難しい表現が含まれていないかを確認し、誰でも理解できるような表現に整えます。

実例：手書きメモから整理された議事録の例

例えば、以下のようなメモを基に議事録を作成するケースを考えます。

議題1：新製品のマーケティング戦略
発言内容：各参加者の意見、SNSでのプロモーション案、予算の割り当てについての議論
決定事項：SNSを主軸としたプロモーションに注力する、次回会議で詳細を詰める

この内容をChatGPTで整理するため、次のようにプロンプトを設定します。

「以下のメモを基に、SNSプロモーションの重点に関する議事録を作成してください。議題ごとに見出しを付け、発言内容は箇条書きで簡潔にまとめてください。」

ChatGPTはこの指示をもとに、各議題ごとに発言内容を箇条書きにし、決定事項を含む議事録を作成してくれるでしょう。こうした手順を踏むことで、手書きメモから効率よくわかりやすい議事録を作成できます。

ChatGPTが議事録作成に適している理由とは？

ChatGPTを活用した議事録作成は、従来の方法に比べて格段に効率的であり、迅速に要点を整理できる点で多くのメリットがあります。ここでは、ChatGPTが議事録作成に適している具体的な理由と、その利便性について解説します。

1. 短時間で議事録を完成できる効率性

ChatGPTは大量のテキストデータを高速で処理し、要点をまとめるのが得意です。従来の手作業では、手書きメモを元に情報をまとめ直し、書き起こしと要約を行うのにかなりの時間がかかりますが、ChatGPTであれば、入力したメモの内容を数分で要約し、議事録として出力することが可能です。

また、プロンプトを工夫するだけで、会議の要点を自動的に整理してくれるため、会議直後に議事録を作成し、そのままチーム内で共有できるのも大きな利点です。特に、会議が頻繁に行われるビジネスシーンでは、作業時間の短縮が業務効率向上に直結します。

2. 要点の整理と情報の見やすさ

ChatGPTを使うことで、会議内容の要点が簡潔に整理され、読みやすい議事録が生成されます。特に、以下のようなプロンプトを使うと、重要なポイントがきちんと反映され、視認性の高い内容が出力されます。

「次のメモを要約し、参加者の発言内容と結論を分かりやすく議事録にまとめてください。」

このプロンプトにより、ChatGPTは議題ごとに発言内容を要約し、会議で決定された内容を明確にまとめてくれます。また、見出しや箇条書き、太字などの形式をプロンプトで指定すれば、視認性の高いレイアウトで情報が整理され、読み手がすぐに必要な情報にアクセスしやすくなります。

3. フォーマットの自由度

ChatGPTはさまざまなフォーマットに対応しており、プロンプトの指示次第でカスタマイズが可能です。議事録には、会議の種類や目的によって求められる形式が異なる場合がありますが、ChatGPTにフォーマットを指定すれば、状況に応じた柔軟な議事録を作成できます。例えば、「重要な事項は太字で表示する」「参加者ごとに発言をまとめる」といった指示をすることで、特定のフォーマットに沿った出力が可能です。

実際に、以下のようなプロンプトを使用すると、詳細な議事録が作成されます。

「以下のメモをもとに、議題ごとに見出しをつけ、各参加者の発言内容を整理し、重要な決定事項は太字で強調して議事録を作成してください。」

このように指定すると、会議内容が整理されるだけでなく、重要な決定事項がすぐにわかる議事録が完成します。特に複数の議題が扱われる会議では、このフォーマットの自由度が役立ちます。

4. 多様な業務に対応できる適応力

ChatGPTは、会議の種類やテーマに合わせて適切な内容を出力するため、幅広い業務に対応できる点も大きな利点です。例えば、プロジェクトの進行に関する会議、予算に関する打ち合わせ、マーケティング戦略の議論など、様々な種類の会議内容に応じたプロンプトを設定することで、汎用性の高い議事録作成が実現します。

たとえば、プロジェクトの進捗を話し合う会議であれば、「役割分担」や「次回までのアクションアイテム」を含めた議事録が求められますが、ChatGPTに対して「進捗状況とアクションアイテムを含めて議事録を作成してください」と指示を出すと、関連する内容を要約して議事録にしてくれます。この適応力により、業務内容に応じたカスタマイズがしやすくなります。

5. 複雑な会話や長時間の会議も簡潔にまとめられる

複数の議題が絡む複雑な会議や、長時間にわたる議論は、手動で要約するのが非常に大変です。しかし、ChatGPTを使うと、発言内容が整理され、複雑な内容でも要点だけを抜き出して簡潔にまとめてくれます。これにより、会議の主要なポイントが把握しやすくなると同時に、後から振り返る際にも役立ちます。

特に長時間の会議では、情報が膨大になりがちですが、ChatGPTが重要な発言を抜き出して要約してくれることで、効率的に整理された議事録が得られます。ChatGPTの生成した内容は、簡潔かつ要点を押さえているため、会議後の確認や共有がスムーズです。

ChatGPTで手書きメモを議事録化する際の注意点

ChatGPTを用いて手書きメモを議事録に変換することには、効率や使い勝手の面で多くのメリットがあります。一方で、注意すべきポイントもいくつか存在します。ここでは、ChatGPTを使って議事録化する際に留意すべき点について解説します。

注意点1: 誤認識や不正確な要約に留意する

ChatGPTは、入力されたテキストをもとに自動で要約を行いますが、完全に正確な議事録が生成されるわけではありません。特に、曖昧な表現や専門的な内容が含まれる場合、誤認識が発生することがあります。そのため、出力された議事録が正確であるかを確認し、必要に応じて手動で修正することが推奨されます。

また、特定の文脈が正確に反映されていない場合もあるため、重要な内容については追加の確認が必要です。会議の要点が正確に記載されているか、議事録の完成後に必ずチェックを行いましょう。

注意点2: セキュリティやプライバシーへの配慮

ChatGPTを利用して議事録を作成する際、プライバシーやセキュリティ面にも注意が必要です。特に、機密性の高い情報や個人情報が含まれる会議内容を扱う場合は、データの取り扱いに配慮することが求められます。情報の漏えいを防ぐため、クラウド環境や共有ドライブでの取り扱い時にも適切な対策を行うことが重要です。

会社やプロジェクトに関連する機密事項を含む会議内容を議事録に含める場合、ChatGPTの使用について事前に確認を取り、データの取り扱いポリシーを遵守しましょう。

注意点3: チャットボットの出力限界に対する理解

ChatGPTはあくまでも会話型AIであるため、複雑なニュアンスを完全に理解するのは難しい場合があります。例えば、会話のトーンや感情的な表現が含まれる場合、適切に要約できないことがあるため、出力内容の限界を理解することも重要です。重要な議論や細かいニュアンスが含まれる部分は、手動で補足すると良いでしょう。

たとえば、意見の対立や感情的な発言が行われた場合、それが議事録に適切に反映されているか確認し、必要に応じて修正を加えましょう。

注意点4: プロンプト設定の工夫が必要

ChatGPTで効果的な議事録を生成するためには、プロンプトを工夫することが求められます。プロンプトが曖昧であると、ChatGPTが誤った解釈をしてしまい、議事録の内容が意図と異なる場合があります。具体的で詳細な指示を出すことで、精度の高い議事録が作成されやすくなります。

例えば、「次の内容を議題ごとに整理し、役割分担の決定事項と次回のタスクを含む議事録を作成してください」といった指示を含めると、重要な要素が抜けにくくなり、より満足度の高い出力が得られます。

記事のまとめ

ChatGPTを活用して手書きメモから効率的に議事録を作成する方法を解説しました。手書きメモをデジタル化し、適切なプロンプトでChatGPTに指示することで、短時間で質の高い議事録が完成します。ChatGPTの特徴である情報の整理能力や柔軟なフォーマット設定を活用することで、会議の要点を簡潔にまとめることが可能です。

ただし、出力内容の誤認識やセキュリティ面での配慮が必要です。生成された内容を確認し、機密情報を適切に取り扱うことで、安心して利用できます。また、プロンプトの工夫により、さまざまな会議内容や形式に対応可能であり、実務効率を高める重要なツールとなるでしょう。ChatGPTの利便性を活かして、今後の会議管理をさらにスムーズにしてみてください。