無料でできる！ChatGPTとスプレッドシートで名刺を自動整理

2025年3月19日2025年3月28日

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ビジネスシーンで増え続ける名刺、あなたはどう管理していますか？「名刺ホルダーに入れっぱなし…」「後で整理しようと思って忘れる…」そんな悩みを抱えている方も多いでしょう。

しかし、ChatGPTを活用すれば、名刺情報を自動でデジタル化し、スムーズに管理できます！

本記事では、ChatGPTを使って名刺をGoogleスプレッドシートに整理する方法 をわかりやすく解説します。Googleスプレッドシートなら無料で名刺リストを作成＆管理OK！さらに、エクセルを使えば、より高度なデータ整理が可能です。

初心者の方でも簡単に試せる手順を紹介するので、ぜひ活用してみてください！

ChatGPTで名刺をGoogleスプレッドシートで管理するメリットとは？

名刺を整理するのは、意外と面倒な作業ですよね。ビジネスの場で受け取る名刺が増えると、「どこにしまったか分からない」「後で入力しようと思って放置してしまう」といった問題が発生しがちです。

そんな悩みを解決できるのが、ChatGPTを活用した名刺管理 です。紙の名刺をスマホで撮影し、ChatGPTに送るだけで、自動で文字を読み取り、Googleスプレッドシートやエクセルに整理 できます。ここでは、ChatGPTを使って名刺管理をするメリット について詳しく解説します。

1. 手作業なし！名刺をデジタルデータに自動変換

従来の名刺整理では、受け取った名刺を手入力で管理するのが一般的でした。しかし、この方法では時間がかかる上、入力ミスのリスクもあります。特に、大量の名刺を処理する場合、一つひとつ手で入力するのは大変ですよね。

ChatGPTを使えば、名刺をスマホで撮影し、画像を送信するだけで、文字情報を自動で抽出できます。たとえば、以下のような流れで作業が完了します。

名刺をスマホで撮影
ChatGPTに画像を送信
ChatGPTが「名前・会社名・役職・電話番号・メールアドレス」をテキスト化
Googleスプレッドシートやエクセルの表形式に変換
データを整理し、すぐに活用

このように、手作業をほとんどせずに名刺情報をデータ化できる のが、ChatGPTを活用する最大のメリットです。

2. 無料でできる！Googleスプレッドシートならコストゼロ

名刺管理アプリやクラウドサービスには、有料プランが必要なものもあります。しかし、Googleスプレッドシートを活用すれば、完全無料で名刺を整理＆管理 できます！

✅ Googleスプレッドシートのメリット

Googleアカウントがあれば誰でも無料で利用可能
クラウド上で管理できるので、PC・スマホからどこでもアクセス可能
自動保存機能があるので、データ消失の心配なし

💡 エクセルを使いたい人へ

エクセルを使えば、より高度なデータ整理やオフラインでの管理が可能 です。
スプレッドシートとエクセルを併用すると、さらに便利！

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3. 名刺情報を検索＆並び替えが簡単

名刺を紙のまま保管していると、後から「どこに置いたか分からない」「名前は覚えているけど会社名が思い出せない」といった状況に陥ることがあります。しかし、Googleスプレッドシートやエクセルを使ってリスト化しておけば、検索機能を活用して簡単に名刺情報を探せます。

✅ 活用例

「会社名で検索」して、特定の企業の名刺を一覧表示
「役職でフィルター」して、社長やマネージャーだけを抽出
「メールアドレスをコピー」して、すぐに連絡

Googleスプレッドシートなら、スマホからも検索可能！
名刺が増えても、すぐに目的の情報を見つけられるので便利です。
では、Googleスプレッドシートとエクセル、どちらが便利なのでしょうか？

機能	Googleスプレッドシート（無料）	エクセル（無料版 & 有料版）
利用料金	無料（Googleアカウントが必要）	無料版（OneDriveのWeb版で利用可能） / 有料版（Microsoft 365が必要）
クラウドアクセス	可能（スマホ・PCどこでもOK）	OneDriveのWeb版エクセルなら可能（スマホ・PCで利用可）
検索＆並び替え	可能（フィルター機能あり）	可能（ピボットテーブル活用可）
自動保存	あり（クラウドに自動保存）	OneDriveのWeb版は自動保存あり / ローカル版は「自動保存」を有効化する必要あり
データ分析機能	基本的な計算・グラフ作成が可能	より高度な関数・分析が可能

✅ 結論：Googleスプレッドシートが無料で便利！

名刺の管理だけなら、無料で使えるGoogleスプレッドシートが最適
エクセルを使う場合、OneDriveのWeb版なら無料で利用可能
ローカルのエクセル（デスクトップ版）はMicrosoft 365が必要
スプレッドシートとエクセルを併用すれば、オフライン管理＆クラウド管理の両方を活用できる！

💡 まずはGoogleスプレッドシート or OneDriveの無料版エクセルを試し、必要に応じて有料版エクセルを活用すると◎！

名刺データ化の準備からChatGPTでの読み取りまでの手順

名刺をデジタル化するには、最低限のツールを準備し、ChatGPTの画像認識機能を活用することがポイント です。
ここでは、必要なツールの準備 と ChatGPTを使った名刺データの読み取り手順 をまとめて解説します。

1. 必要なツールと環境

ChatGPTを活用して名刺をデジタル化するには、以下のツールを準備しましょう。

✅ スマホまたはPC
→ 名刺の撮影・データ整理に使用
→ スマホなら、撮影からアップロードまで一括で完了！

✅ ChatGPT（画像認識機能）
→ 名刺の画像をアップロードし、「この名刺の情報をテキストに変換してください」と指示するだけ！
→ 無料版でも画像認識が利用可能！

✅ Googleスプレッドシートまたはエクセル
→ データを整理・管理するために使用
→ Googleスプレッドシートなら完全無料でどこからでもアクセス可能！

💡 特別なソフトは不要！ ChatGPTとGoogleスプレッドシートがあれば、無料で名刺をデジタル管理できます。

2. 名刺の撮影方法

ChatGPTの画像認識を正確に行うために、名刺を適切に撮影することが重要 です。

📌 撮影時のポイント

✅ 明るい場所で撮影（影や反射を防ぎ、文字を読みやすくする）
✅ 名刺を真上から撮る（斜めに撮影すると文字が歪んで認識しづらくなる）
✅ 背景をシンプルにする（無地の背景だと認識精度が向上）
✅ 高解像度で撮影する（文字がぼやけると正しく認識されない）

💡 スマホのカメラで十分！ OCRアプリは不要で、ChatGPTが直接テキスト化できます。

3. ChatGPTで名刺情報を読み取る手順

名刺の画像が準備できたら、ChatGPTに画像を送信して情報を抽出しましょう。

📌 ChatGPTに画像をアップロードする手順

ChatGPTのWeb版またはアプリを開く。
「画像アップロード」機能を利用（無料版でも利用可能）。
名刺の画像をアップロード。
ChatGPTに「この名刺の情報をテキストに変換してください」と指示。

【実例】この2枚の名刺をChatGPTにアップロードしました。

一瞬でCSVファイルにしてくれました。

さらに、CSVファイルで保存して、Googleスプレッドシートとエクセルで読み込みできました。

📌 具体的な指示例 💡 より正確なデータを取得するために、具体的なフォーマットを指定すると精度が向上します。

例1：シンプルなテキスト形式で出力

この名刺の情報をテキストに変換してください。
以下のフォーマットで出力してください。

名前: （フルネーム）
会社名: （会社名）
役職: （役職）
電話番号: （電話番号）
メールアドレス: （メールアドレス）

例2：表形式で出力

この名刺の情報をテキストに変換してください。
以下のフォーマットで表形式に整理してください。

| 名前 | 会社名 | 役職 | 電話番号 | メールアドレス |
|------|------|------|------|------|
| 山田 太郎 | ABC商事 | 営業部長 | 090-1234-XXXX | yamada@example.com |

例3：CSV形式で出力

この名刺の情報をCSV形式に変換してください。
以下のフォーマットで出力してください。

名前,会社名,役職,電話番号,メールアドレス
山田 太郎,ABC商事,営業部長,090-1234-XXXX,yamada@example.com
鈴木 花子,XYZ株式会社,マネージャー,080-5678-XXXX,suzuki@example.com

📌 ポイント

フォーマットを指定すると、データの整理がしやすくなる。
CSV形式で出力すると、エクセルやGoogleスプレッドシートに簡単に取り込める。
名刺にない情報がある場合、ChatGPTは「情報なし」などのラベルを付けることがあるので、データの精査が必要。

💡 このように具体的な指示を出すことで、ChatGPTがより正確なデータを出力しやすくなります！

4. CSV形式でデータを整理＆エクセル・Googleスプレッドシートに取り込む

名刺情報をデータ化した後は、Googleスプレッドシートやエクセルに取り込んで整理しましょう。以下の手順で、CSV形式のデータをスムーズに取り込むことができます。

GoogleスプレッドシートでCSVを開く方法

Googleスプレッドシートを使えば、どこからでもアクセスでき、無料で名刺リストを管理できます。

📌 手順

Googleスプレッドシートを開く
- Googleスプレッドシートにアクセスし、新しいスプレッドシートを作成。
CSVデータをインポート
- メニューの「ファイル」→「インポート」→「アップロード」を選択。
- 「ファイルを選択」から、ダウンロードしたCSVファイルをアップロード。
インポート設定を調整
- 「インポートの場所」→「新しいシートを作成」を推奨（既存のシートに上書きしないように）。
- 「区切り文字の種類」→「カンマ」を選択（自動検出でもOK）。
- 「インポート」ボタンをクリック。
データを確認
- CSVデータがGoogleスプレッドシートに正しく読み込まれているかチェック。
- 必要に応じて列の幅を調整し、見やすくする。

✅ ポイント

カンマ区切り（,） が適切に認識されているか確認。
既存のデータに追加したい場合は「現在のシートに追加」を選択可能。

エクセルでCSVを開く方法

Windows版とMac版では手順が異なる ため、それぞれの方法を紹介します。

📍 Windows版エクセルでCSVをインポートする方法

エクセルを開く
「データ」タブをクリック
「テキストまたはCSVから」ボタンを選択
インポートするCSVファイルを選択し、「インポート」ボタンをクリック
「データのプレビュー」画面で、「区切り文字」を「カンマ（,）」に設定
「読み込み」ボタンをクリック
データが表形式で整理される

💡 ポイント ✅ 「区切り文字」を 「カンマ（,）」 にしないと、データが正しく分割されない
✅ 取り込み後、不要な列がある場合は削除して整理する

📍 Mac版エクセルでCSVをインポートする方法

エクセルを開く
「ファイル」→「インポート」→「CSVファイルを選択」
「データのインポート方法」画面で「新規シート」にデータを挿入
「区切り文字」を「カンマ（,）」に設定
「インポート」ボタンをクリック
データが表形式で整理される

💡 ポイント ✅ 「カンマ区切り」が適用されていない場合は、「区切り文字の選択」 で「カンマ（,）」を指定
✅ 取り込んだ後、不要な列やデータがある場合は編集して整理する

安全に名刺データを管理するための注意点

名刺のデジタル管理はとても便利ですが、個人情報を含むデータを扱うため、安全な管理が必須 です。万が一、名刺データが流出したり、不正に利用されたりすると、ビジネス上の信頼を損なう可能性があります。ここでは、名刺データをGoogleスプレッドシートやエクセルで管理する際の注意点 を解説します。

1. クラウドに保存する場合はアクセス権限を管理

GoogleスプレッドシートやOneDriveに保存すると、どこからでもアクセスできて便利 ですが、アクセス権限を適切に設定しないと、誰でも見られる状態 になることがあります。

📌 Googleスプレッドシートのアクセス制限の設定方法

スプレッドシートを開き、「共有」ボタンをクリック
「一般的なアクセス」→「制限付き」に変更
- これにより、特定の人だけがアクセス可能になります。
許可したいユーザーを追加
- 「閲覧者」 … 閲覧のみ可能（編集不可）。
- 「編集者」 … データの編集が可能。
「送信」ボタンをクリックで完了！

💡 ポイント ✅ 「制限付き」に設定 すれば、外部の人にデータが流出する心配なし。
✅ 「閲覧のみ」に設定 すると、間違えて編集されるリスクを防げる！
✅ 編集できる人を最小限に して、安全に名刺データを管理しよう！

2. パスワード付きのエクセルファイルで管理する

エクセルで名刺情報を管理する場合、パスワードを設定 すると、より安全にデータを保護できます。

📌 エクセルファイルにパスワードを設定する方法（Windows & Mac）

エクセルを開く
「ファイル」→「名前を付けて保存」
「ツール」→「一般オプション」（Windows）または「コピーを保存」→「オプション」（Mac）
「読み取りパスワード」を設定
「OK」をクリックして保存

💡 パスワードを設定すれば、第三者がファイルを開けないようにできる！
💡 パスワードを忘れると開けなくなるので、安全な場所にメモしておく！

3. 定期的にデータをバックアップする

デジタルデータは、パソコンの故障や誤って削除してしまうリスク があります。そのため、定期的にバックアップを取る ことが大切です。

📌 おすすめのバックアップ方法

方法	メリット
USBメモリや外付けHDDに保存	オフラインで管理でき、クラウド流出のリスクがない
Googleドライブ・OneDriveに保存	どこからでもアクセス可能＆自動バックアップ
エクセルのバージョン履歴を活用	誤ってデータを消しても復元できる

💡 週に1回は最新データをバックアップ！
💡 クラウドとローカル保存を併用すると、より安全！
💡 Googleスプレッドシートなら、変更履歴が自動で保存されるので便利！

4. フィッシング詐欺や不正アクセスに注意

名刺データにはメールアドレスや電話番号が含まれるため、フィッシング詐欺の標的になりやすい です。特に、Googleドライブやクラウドサービスを装った偽メール には要注意！

📌 フィッシング詐欺の見分け方

✅ 送信元のメールアドレスを確認
→ 「@google.com」「@microsoft.com」以外は要注意！
→ 「@googl3.com」など、似せた偽ドメインに注意！

✅ メールの日本語が不自然
→ 「あなたのアカウントは危険です！今すぐログインしてください」など、不自然な文章は疑う！

✅ 公式サービスはパスワードをメールで要求しない！
→ 「ログイン情報を入力してください」というメールは99%詐欺！

💡 怪しいメールは開かずに削除！
💡 公式サイトに直接ログインして、メールの内容が本物か確認！
💡 GoogleやMicrosoftの「二段階認証」を設定すると、より安全！

5. 使わなくなった名刺データは削除

個人情報を含むため、不要な名刺データは定期的に整理・削除 しましょう。

📌 不要な名刺データの整理方法

最終更新日を確認 → 1年以上使っていないデータをリストアップ
不要なデータを別のシートに移動
一定期間（例：半年）経過後に完全削除

💡 「今後、連絡を取る可能性があるか？」を基準に削除を検討！
💡 削除する前にバックアップを取る（万が一、後から必要になる可能性もある）！

6. スマホやパソコンのセキュリティ対策

名刺データを安全に管理するためには、スマホやパソコン自体のセキュリティ対策 も重要です。

📌 セキュリティを強化する方法

✅ パソコン・スマホにロックをかける
→ パスワードや指紋認証を設定し、他人が勝手にアクセスできないようにする！

✅ ウイルス対策ソフトを導入
→ Windows標準の「Windows Defender」でもOK！
→ 有料の「Norton」「McAfee」なども検討！

✅ ソフトウェアを常に最新の状態にする
→ WindowsやMacのOS、エクセルを最新バージョンにアップデート！
→ 古いソフトウェアには、セキュリティの脆弱性があることが多い！

記事のまとめ

本記事では、ChatGPTを活用して名刺をデジタル化し、Googleスプレッドシートやエクセルで整理・管理する方法 を詳しく解説しました。

名刺管理は意外と面倒な作業ですが、ChatGPTを使えば、名刺をスマホで撮影し、画像を送信するだけ で、自動的にテキスト化＆Googleスプレッドシートやエクセルに整理できます。

ChatGPTで名刺をデジタル化するメリット

✅ 手作業なし！ 名刺情報を自動でデジタル化
✅ 検索＆フィルター機能で探しやすい（会社名や役職で並び替え可能）
✅ どこからでもアクセス可能！（Googleスプレッドシートで管理すればスマホからもOK）
✅ 無料で活用できる！（Googleスプレッドシートなら完全無料！）

ChatGPTで名刺情報を読み取る方法

1️⃣ スマホで名刺を撮影（明るい場所・真上から）
2️⃣ ChatGPTに画像を送信（「この名刺の情報をテキスト化してください」と指示）
3️⃣ ChatGPTが自動で文字データを出力（名前・会社名・役職・電話番号・メールアドレス）
4️⃣ Googleスプレッドシートやエクセルに取り込み、整理（CSV形式で保存し、フィルター・並び替え）

Googleスプレッドシート＆エクセルでデータを整理・活用

✅ テーブル機能を使って見やすく整理（フィルター＆並び替えが簡単）
✅ 並び替え＆検索で必要な名刺をすぐに見つける（会社名・役職で分類）
✅ フィルター機能で特定の名刺を瞬時に検索
✅ Googleスプレッドシートならどこからでもアクセス可能＆自動保存
✅ CSVを取り込んで簡単に整理＆活用できる

安全に名刺データを管理するための注意点

✅ クラウド保存時はアクセス権限を厳しく管理！
✅ エクセルにパスワードを設定し、データを保護！
✅ 定期的にバックアップを取り、データ消失に備える！
✅ フィッシング詐欺や不正アクセスに注意し、二段階認証を設定！
✅ 使わなくなった名刺データは定期的に整理＆削除！
✅ スマホやパソコンのセキュリティ対策を徹底！

こんな人におすすめ！

✔ 名刺管理を簡単にしたい！（手作業なしで自動データ化）
✔ 無料で名刺情報を管理したい！（Googleスプレッドシートならコストゼロ）
✔ どこからでも名刺情報を見られるようにしたい！（クラウド管理でスマホからもアクセス可能）
✔ 名刺を探す手間を減らしたい！（検索＆フィルター機能で一瞬で見つかる）